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1. Überblick
Am 13. November 2024 lud KJ+P im Auftrag von ARTCLUB zur exklusiven Inner Circle Edition in die Galeriefläche der East Side Mall. In Kooperation mit ConversationsNetwork und VitaminWell richtete sich die Veranstaltung an ein handverlesenes Publikum aus Kreativen, Content Creator:innen und Meinungsführer:innen. Mini-Talks boten inspirierende Einblicke, während beim Networking in entspannter Atmosphäre Softdrinks von VitaminWell für Erfrischung sorgten. Durch das Invite-only-Format entstand ein intimer Community-Charakter, in dem Austausch auf Augenhöhe und gezielte Vernetzung im Vordergrund standen.
2. Ausgangssituation und Zielsetzung
ARTCLUB wollte mit der Inner Circle Edition bestehende Partner:innen enger an sich binden und neuen, ausgewählten Multiplikator:innen exklusiven Zugang bieten. KJ+P erhielt den Auftrag, dieses Event als intimate Plattform für den direkten Austausch zwischen Künstler:innen, Creator:innen und Medienvertreter:innen zu inszenieren. Im Fokus stand dabei, das Community-Gefühl zu stärken, hochwertige Kontakte zwischen den Gästen zu fördern und das Markenprofil von ARTCLUB, ConversationsNetwork und VitaminWell in diesem Kreis nachhaltig zu verankern. Die Zielsetzung lautete, mindestens 80 Prozent der eingeladenen Gäste zu mobilisieren und nachträglich positive Resonanz zu erzielen, die in Folgegesprächen und Social-Media-Posts spürbar wurde.
3. Herausforderungen
Da es sich um ein exklusives Invite-only-Format handelte, musste KJ+P besonders darauf achten, eine ausgewogene Mischung aus Kreativen, Newsletternutzern und Branchengrößen einzuladen. Die enge Abstimmung mit ConversationsNetwork und VitaminWell war erforderlich, um die richtigen Personen auszuwählen und deren Erwartungen an ein hochwertiges Umfeld zu erfüllen. Die knapp vierwöchige Vorbereitungszeit bis Mitte November verlangte zügige Entscheidungen in Bezug auf Programmstruktur, technische Ausstattung und Branding-Integration. Gleichzeitig galt es, die Galeriefläche in der East Side Mall so zu gestalten, dass sie sowohl den Mini-Talks als auch der Lounge-Atmosphäre gerecht wurde, ohne dabei überladen oder unpersönlich zu wirken.
4. Strategie und Umsetzung
Unmittelbar nach Briefing entwickelte KJ+P einen vierwöchigen Zeitplan mit klaren Meilensteinen für Gästeauswahl, Programmgestaltung und Location-Setup. Die Auswahl der Teilnehmer:innen erfolgte in enger Absprache mit ConversationsNetwork, während VitaminWell die Softdrink-Catering-Details festlegte. Das Branding-Konzept wurde so gestaltet, dass ARTCLUB, ConversationsNetwork und VitaminWell endlich harmonisch nebeneinander aufeinandertreffen: dezente Werbeflächen, gebrandete Getränkestationen und ein gemeinsamer Hintergrund für Mini-Talks, der den Partnern gleichermaßen Raum gab.
Für die technischen Anforderungen wählte KJ+P ein kompaktes Set aus Mikrofon, kleinem Lautsprechersystem und akzentuierter Beleuchtung, um die Redner:innen bei den Kurzvorträgen optimal in Szene zu setzen, ohne den Lounge-Charakter zu stören. Die Möblierung beschränkte sich auf bequeme Stehtische und ausgewählte Sitzgelegenheiten im Halbrund, damit sich die Gäste während der Talks direkt gegenüberstanden und anschließend mühelos in Kleingruppen ins Gespräch fanden.
Zur Kommunikation versendete KJ+P personalisierte Einladungen mit einem Link zu einer minimalistischen Landingpage, die alle wesentlichen Infos enthielt. Eine Follow-up-E-Mail erinnerte zwei Tage vor dem Event an Uhrzeit und Dresscode (Casual Chic). Social-Media-Posts kündigten das Invite-only-Format dezent in den Kanälen von ARTCLUB und ConversationsNetwork an. Eine kleine, aufwendig illustrierte Übersicht der Speaker:innen wurde auf Instagram geteilt, um Neugier zu wecken, ohne zu viel zu verraten.
5. Ergebnisse und Erfolge
Die Inner Circle Edition zog 46 von Fifty eingeladenen Gästen an – eine Mobilisierungsquote von 92 Prozent. Unter den Teilnehmenden befanden sich sieben Creator:innen mit großer Reichweite, drei führende Kunstjournalist:innen und vier Vertreter:innen von Kunstplattformen. Die Mini-Talks erhielten durchweg positive Rückmeldungen: In der anschließenden Umfrage nannten 85 Prozent der Teilnehmenden die Themenauswahl als besonders inspirierend. Während des Events entstanden über 120 neue Vernetzungen, dokumentiert durch ein digitales Matching-Tool, das direkt nach den Talks eingesetzt wurde.
Die Social-Media-Reichweite steigerte sich vor allem durch spontane Story-Postings einiger eingeladener Creator:innen: Unter dem Hashtag #InnerCircleARTCLUB generierten Posts und Stories über 3.200 Impressionen und zahlreiche Direktnachrichten mit Dankesbotschaften. VitaminWell verzeichnete eine hohe Wahrnehmung der gebrandeten Getränkestationen: Mehr als 70 Prozent der Gäste nannten in Feedback-Gesprächen die erfrischende Auswahl als positives Detail. ConversationsNetwork berichtete von vier neuen Kooperationsanfragen, die direkt im Anschluss an die Veranstaltung folgten.
6. Fazit und Learnings
Die Inner Circle Edition bewies, dass ein klares Invite-only-Konzept in Kombination mit Mini-Talks und einer Lounge-Atmosphäre effektives Community-Building fördert. Die enge Zusammenarbeit zwischen KJ+P, ARTCLUB, ConversationsNetwork und VitaminWell ermöglichte eine Veranstaltung, die trotz kurzer Vorlaufzeit hochprofessionell wirkte und durchdachte Details setzte. Besonders das digitale Matching-Tool und die Auswahl der Speaker:innen sorgten für intensiven Austausch und nachhaltige Verbindungen.
Für zukünftige Inner Circle-Events plant KJ+P, die Teilnehmer:innen-Auswahl noch stärker datenbasiert zu gestalten, um Reichweite und Qualität weiter zu optimieren. Die erfolgreiche Einbindung von VitaminWell als Getränkepartner soll durch gezielte Storytelling-Elemente noch stärker in die Talks integriert werden. Zudem soll das Programm zukünftig mehr Micro-Workshops enthalten, um den Community-Charakter weiter zu vertiefen.
